栄養ケア計画書の作成日同意日について

いつもこちらで勉強させていただいております。

特養管理栄養士です。
今更の質問で大変お恥ずかしいのですが、栄養ケア計画書の日付の事で質問させて下さい。

栄養ケア計画書の作成日とご家族様の同意日についてです。

先日介護保険の実地指導があり、栄養ケアマネジメント関連もみっちり書類を確認されました。

その際、「ご家族様の同意日がプラン開始日よりも後になっている」と注意されました。
作成日が計画開始日となっているのですが、それではいけないと言われて「開始日までに電話などで確認をとり、その日付を記載すれば良い」と言われました。
開始日までに同意をしてもらわないといけないと。

これは初回ではなく、それ以降の継続や変更の事です。
長年このやり方で進めてきてこのような指摘は初めてだったので、今後どのように進めていったら良いのか悩んでいます。

入所日と初回作成日は良いとして、例えば
作成(変更)日 平成27年12月1日の場合、「説明と同意日」は作成日と同日かそれ以降になりますよね？

厚労省の様式例にはそれ以外の日付を記載する項目がないのですが…。
どのようにご家族様への説明や同意を求めたら良いのかわからなくなってきました。

皆さまはカンファレンス、栄養ケア計画書作成日、同意日はどの様な流れで行っていらっしゃいますか？

私は例えば
カンファレンス 12月1日の場合、
栄養ケア計画書作成日は、カンファレンス当日～２日以内に作成、その後郵送。
ご家族が面会時、または郵送にて施設保管用の栄養ケア計画書を返送して下さる為、同意日はどうしても作成日から数日後になります。
私の解釈が間違っているのでしょうか？

皆さまの流れを参考にさせていただきたいので、よろしくお願いいたします。

長々と失礼いたしました。