担当者会議の日程について…

いつも貴重なご意見ありがとうございます！
特養で施設側の管理栄養士をしています。

担当者会議の開催日の確定について困っているので質問させていただきます。

担当者会議の開催はケアマネが日程等を調整しています。
前任のケアマネは月初に開催予定日の連絡をしてくれていましたが、
現在のケアマネは一週間前など突発的に連絡が来ます。
（しかも紙切れ一枚を私が不在の時に机に置いておくだけ）

以前は毎週水曜日の13：00～15：00までと日時は確定しており、対象者が変わるだけでした。しかし、現在は曜日も時間もバラバラで他業務との調整が非常にやりづらいです。

　例

　以前 現在
4/13　13：30～ 1名　　　　　　4/13　11：00～ 1名
　　　　 14：00～ 1名　　　　　　　　　 15：00～ 1名
　　　　14：30～ 1名　　　　　　4/14　13：30～ 1名
　　

　　　
家族との調整により、曜日が不特定になってしまっている部分は仕方ないかなと思うこともあるんですが…私が公休日に会議を入れることも多いため「シフトを調整するので、もっと早く日程を決めてほしい」とケアマネに話しました。その時は「そうですよね、すません」と返事をしましたが、一向に改善しません。ユニットの職員も「日程の確定が遅い」と話をしていました。（本人には伝わっていないと思いますが）

事務長に話したら「そうだよね～大変だよね～」で終わりでした。
担当者会議に出席できない日は栄養ケア計画書を作成後に、ケアマネが分かるように書類をまとめ、ケアマネから家族に話をしてもらっています。「ご家族に直接話をしたい」とケアマネに伝えているんですが…

みなさまの施設ではどのような流れで行っていますか？
ご参考までに教えていただきたいです。