栄養ケア計画書のサインについて

初めまして特養の管理栄養士です！！
栄養ケアマネジメント加算をやってますが！！一つ疑問で食事形態など変更した時は書類は家族に送って同意を貰えば大丈夫ですか？
それとも、送らないで電話で了承という形で大丈夫ですか？
色々わからないのでよろしくお願いします！！