欠食届、食事箋について

特養で管理栄養士をしています。

うちの施設では、
・欠食届　…　外出や外泊時に介護職員が書く
・食事箋　…　入退院時や体調不良による場合に医務が書く
2種類の届を使っています。

ですが、この届がほとんど出てきません。
給食委員会やことあるごとに「届はきちんと出してください」と伝えていますが、まったく改善されません。

欠食なのに「届いるー？」と聞いてきますし、
医務は謎に食事箋を書きたがらないし（何かと口実をつけて介護職員に書けって言う）、
「○○さん、明日から食事開始で」と口頭で言われても、元々欠食届すら出てないし、、ってこともよくあります。
介護職員や医務課の人手が足りないのはわかりますが、
それが出さない理由にはならないと思うのです。

届が出ていなくてもラウンド時にある程度把握はできていますし、
月が終わるごとに入所者85名全員の個別記録をチェックして回るので
食べてないのに請求がいく、という事態にはなっていません。

が、、やはりこの状況がおかしいと思うのです。
届はだすものではないですか？
面倒でも出すのが、うちの施設の決まりだったのですが、、

皆様の施設ではどのようにしていますか？
届を書くように、と納得させたいんですが、どのように伝えたらいいのでしょう。。