献立表について

　特養の栄養士です。今更こんなこと質問してお恥ずかしいのですが・・・予定・実施献立表がひとつですが、予定人数は、10日ほど前に予定人数をだしてますが、実施後予定人数より実施人数が上回った場合、献立表の処理はみなさんどうしていますか。以前いた病院では、上回ったときだけ人数と使用量を赤色で訂正していました。予定より実施人数が少ない場合は、余った食材は、冷凍や保存して次回に回すとは理由がつきますが、急に入院が1日に2人もあったりがあったり、デイやショートステイの急なキャンセルもあるし、人数の違いはありますよね。変更内容は、色を変えて訂正しています。粥の方も米飯の方も基本的には一緒の献立なので米飯で献立表をだしていますが、米の量は、粥と米飯では、ちがうのでとなると、献立表は2枚もいるし、主食のみ二つ並べて記入したほうがいいのか・・・ひとりなので相談相手がいません。今更近くの施設には、聞きにくいし・・・みなさん教えてください。今までは人数はなにも処理ぜず決済をもらっていましたが、ある日人数はどう処理しているのかと言われわからなくなりました。教えてください。