アレルギーのある新規利用者について

毎日の業務お疲れ様です。
田舎の老健で管理栄養士をしています。ほぼ厨房にいません。献立を作り、入所者の管理をし施設の事務を兼ねてるような業務です(笑)。

今度、通所で牛肉、牛乳アレルギーの方が利用希望者がいらっしゃいます。
厨房は、委託で栄養士がいます。が、産休育休にはいります。なので、一年半くらいは、私一人栄養士になる予定です。
そんな中、アレルギー利用者がきます。
以前、牛、豚アレルギーの通所利用者がいましたが、それは委託栄養士がしっかり管理していたので大きなミスなく事なきを得ました。

そこで質問です。
皆様、アレルギーのある入所者は検査や何かあった時の書類などの手続きをされていますか？
それとも、口頭だけのやり取りでアレルギーの方を受入れ、対応されていますか？

アナフィラキシーを発症するレベルのアレルギーの方のようで…正直受け入れたくないです。
厨房スタッフも、調理師は1名のみであとは70歳以上の女性ばかりです。
もし、何かあった時訴訟問題になったりしたらどうしよう…と。

アドバイスよろしくお願いします！