在庫管理と発注に悩んでいます

はじめまして。
高齢者施設での発注業務にパート3年です。
献立は決まっており、その紙を見て計算して発注します。
すべて作業は紙ベース、データ化、システム化などされておらず、全て手計算です。
月一回棚卸しがあります。

余ったらキャンセルするというどんぶり勘定でここまでやってきました。
冷凍庫が小さく多すぎる発注はしません。

なので、利用者の日々の増減によっては足りなくなる事があります。
足りない→あるもので何とか補充→補充に使ってしまったから使いたい時にない。
という悪循環が、いつのまにか起こります。

在庫を使う予定の時は付箋を貼っています。
野菜など回転の早いものは付箋は貼りません。
10日から2週間程度先を発注しているので、その2週間の間に使ってしまう物が多いからです。

この2週間がポイントで、2週間の間に先程の悪循環が起きてしまった場合、仕込みの段階で初めて無いことに調理の方が気づきます。

常にどのくらい使ってどのくらい残ってと把握はしておらず、私の作業として上からも求められてもいません。
が、ある予定の物が無いと私の単純な発注漏れやミスかを疑われ、また無いの⁉️と思われがちで困っています。

この様などんぶり勘定で在庫管理と発注しておられる方、どのように不足がないようにしていますか。

対策として、無くなりそうな物、使ってしまったものなどを調理の方にノートにメモしてもらおうかなと思っているのですが…
そのほかに良い方法などありますか。
やはり日々の使用量、残量を見たほうがいいですか？

よろしくお願いします。