栄養ケアマネジメント家族への説明について

特養の栄養ケアマネジメントについての質問です。栄養計画書に説明日だけの記載となりましたが、現在、栄養ケア計画の変更あるなしに関わらず、3月毎に計画書を作成、サインの欄を付けたし郵送し家族にサインを貰っています。計画に変更ない場合は家族のサインは必要なしとありますが、変更ない場合は、家族のサインは必要ないとしても計画書は作成されていますか？　
又、家族等に説明するとなっていますが、書面にサインを貰っている場合は、電話等での家族への説明は必要でしょうか？　
書面の郵送だけでは説明したことにはならないのでしょうか？
電話等で説明が必要な場合、家族が記入した日付と実際に電話説明した日付がずれてしまいます。
そのような場合の良い対応方法を教えて下さい。