行事食の見積りと請求書について

初めて質問します。よろしくお願いします。

福祉施設で委託の栄養士として働いています。
今年の6月からこの施設で働いています。
デイサービスもあるのですが、先週6日間の行事がありました。
デイのスタッフから予定人数を教えてもらったのですが、いつも利用される人数より多く言われました。ここ最近、コロナ対策で休む利用者さんが増えているのでこの人数で発注しても無駄になるかなと思いつつ、言われた通りの人数で発注しました。
実際に利用された方は予定人数より30人近く少なかったです。

そこで質問なんですが、請求書を作るときに発注した人数で請求しますか？
それとも実際の人数で請求しますか？
過去の請求書が残っていたので見たのですが、発注した人数のままや実際の人数で請求してたりとまちまちです。

会社の上司に聞いたら、施設栄養士に聞けばと言われたのですが、この方もつい最近来た方なのでわからないと言われました。