食事変更・中止の記録について

特養に勤務する管理栄養士です。
利用者様の食事変更についてエクセルで日誌に食事変更の欄を設けて記録を残しています。
しかし個人ファイルを作成して経過をたどれたほうがいいのではとも思っています。

みなさんの施設ではどのような形で食事変更・中止について記録を残していますか？
何か工夫があれば教えていただきたいです。よろしくお願いいたします。