入院診療計画書を記載するタイミングについて

質問というか愚痴ですが聞いてください。

入院診療計画書を記載するタイミングですが、
まだ入院もしてきていないのに、
今から家族がくるので、至急記載してください。と事務側（クラーク）から毎日のように電子カルテ上にメール連絡がきます。
予定入院の方も同じように、入院前に記載しなければなりません。

栄養士は一人のため、栄養士が休みのときや記載が遅い時は、事務が代理で記載しています。
私が記載するので書かないでください。とは中々言い辛い環境です。

毎日のように、何件もメールがきて、急かされているようで、モヤモヤしてしまいます。
そもそも入院診療計画書の意味がないのではとも思います。

他の部署は人数も多いので、分散して記載しているので、不満に思っている方はいないのかもしれません。

多分、郵送するのが手間だから、家族がきているうちにサインを貰いたいのかもしれません。

皆さんの病院ではどのタイミングで記載しているのでしょうか？参考に聞かせていただきたいと思います。
よろしくお願いいたします。