特養の食事箋について

地方の特養3年目の管理栄養士です。
食事箋について聞きたいのですが、
私の施設ではショートステイと入所の方の食事箋は
同じ形式のものを使用していますが、
他の施設では形式を変えたりしているのでしょうか？変えてもいいのでしょうか？

また、療養食加算対象の方がショートステイを利用する際は
毎回食事箋に(前回利用時と食形態が変わらなくても)食事形態を記入していますか？

先日、会議の時に副施設長に「ショートの利用するときの食事箋(現在カルテ・事務・栄養の3枚の複写になっていて短期入所の方でも利用のたびに毎回食形態を記入している)もコストがかかっているけど、必ずこの形式じゃないといけないという決まりはあるの？」という風に聞かれたので、、、
皆さんの施設ではどうしていますか？また監査などに引っかからないために、規定の形式や条件などありましたら教えてほしいです。