食事変更連絡について

お疲れ様です。病院で、給食は委託業務の皆様、
食事変更はどのようにされていますか？

私の病院は、
病院栄養士（私ひとり）勤務時は電子カルテで入力→食事せんを病院栄養士が確認
病院栄養士不在時の食事変更は電子カルテで入力した後、厨房へ電話連絡＋紙伝票を厨房へ届ける
ということに決まっています。

病棟としては、電子カルテで入力しているのに、二度手間だから
紙伝票を廃止してほしいと時々いわれ続けているのと、
私としても休みがとりにくくなるので紙伝票は廃止したいところではあるのですが。。

病院側と委託側の業務分担を明確にするために現行でいくべきか
委託側にも電カル食事箋を見てもらえるよう指導するか（50～70歳の方が勤務していて新しく教えるのが
大変な可能性が大きい）ただ極力、持ちつもたれつではなく業務区分をはっきりさせるのが理想ではあります。
病院側を2名に増やすのは無理と上司からは言われています。
できて、短時間のパートは可ですが　応募がきません汗
業務区分をはっきり明確にすることは難しいことなのでしょうか。
（委託は同法人の会社なので身内ではあります）