学校給食のアレルギー対応のための面談手順を教えてください

学校給食センターでアレルギー対応食を提供しています。
対応食が始まって5年目になるのですが、3年前まで新入生の対応は1学期中に面談をし、2学期から対応食を提供するというシステムになっていました。
私が異動した昨年度から、新入生は4月に面談をして5月から対応食を提供するというシステムに変わりました。
前任者は「4月に面談、5月から対応食の提供」に移行するにあたって、深く考えていなかったようで、必要書類を入学後に受け取るようにして提出日を設定していない（入学式は８日でアレルギー対応食の決定通知は20日までに出す予定だったそうで、7日間しかありませんでした）学校との書類のやり取りや連絡方法も変更をしていない等の状態で、かなり苦労しました。
今年度は、書類は就学時健診の時に必要な人に渡してもらい、提出日を設定するという方法を取ったのですが、入学後に書類を欲しいと言ってくる保護者がかなりいて、あまりスムーズにいきませんでした。
面談に行った学校の養護教諭に相談したら「4月に面談、5月から対応食の提供すると（センターが）言ってきたのだから、ちゃんと決めてから始めたのだと思っていた」と言われてしまいました。
そこで再度の改善のため、そして今回で最後の改善にするために、学校給食のアレルギー対応食のための面談の手順を教えてください。
よろしくお願いします。
（長文になってしまい、すみません）