報告書について

老健に勤める施設栄養士です。
厨房には委託給食会社が入っています。

最近、配膳ミスや配膳時間遅れなどのミスが多く困っています。
現在、チーフ不在となっており、前チーフが他事業所と掛け持ちして発注や献立作成などを行ってくれています。
何かあったら、チーフに私から連絡をするのですが、「申し訳ございません。確認してみます。」のみで、現場にチーフから連絡が入るだけで終わってしまい、報告書も書いてもらったことがありません。

普通は報告書を提出してもらいますよね…？
皆さんのところは、ミスやトラブルがあった際、どんな流れになっていますか？