栄養ケア計画書について

5月から特養で働いている者です。
前職は病院の委託で4年勤めていました。

1人職場で、前任の方は2月に辞められており、書面での引き継ぎでした。
引き継ぎ書や、自分なりに調べて日々業務を行っていますが、これであっているのか？と不安になっています。

前任の方は、栄養ケア計画書を作成して相談員経由で家族に郵送し、サインと続柄をもらっていました。同意日は栄養士でサインしていたみたいです。
前任の方とはソフトが代わり、現在はほのぼのを使用しています。ほのぼのの栄養ケア計画書では説明日の欄のみになっているため、私は利用者様に説明し、その説明した日(=作成日)になるようにしています。(家族宛にも控えは渡しています)
ですが、3ヶ月に1回ほぼ50人の栄養ケア計画書を作成し、認知症の方に説明するということが時間がかかるし、大変であると気づきました。

①こちらのQ&Aを拝見したところ、2つのグループに分けて時期をずらして計画書を作成しているというコメントを見ましたが、みなさんそのようにされているのでしょうか？
②栄養ケア計画書は3ヶ月に1回必ず更新する、で合っていますか？
③やはり利用者様本人ではなく、家族に郵送しサインも貰った方がいいでしょうか？
④現在サインをもらっていないことと、ほのぼのを開くと計画書がすぐに確認できるということで、書面で計画書を印刷していないのですが、書面で保管をするべきでしょうか？また、家族様控えは入りますか？

長々と長文失礼しました。
お時間があれば、よろしくお願い致します。