不特定多数の方への食事提供

お疲れさまです。

特養で管理栄養士をしております。
行事委員会にて委員長主体で玄関で地域の方に向けてかき氷をつくって渡すイベントを開催すると聞きました。念のため保健所のイベント時の食事の取り扱いについての用紙は渡しました。
そのイベントに関して声をかけられてはいないのですが、管理栄養士として不特定多数の方に食物を提供することに「保健所に確認した？」「かき氷をつくる環境は？衛生管理は？」等心配があります。
再度確認しようとは思うのですが、余計なお世話だと良くないので、その前に前例があるのか知りたく質問させていただきました。
施設で地域の方に食べ物を配布する時はどのような事前準備を行ったか、実際施設で不特定多数の方にかき氷を配るといったイベントを開催したことがあるのか教えていただきたいです。