助けて下さい！委託会社の見直し。

特養で働いている者です。
給食管理は全面委託ですが、今回、委託会社の見直しをすることになりました。

今まで直営だったため、業者の選定などに携わったことがなく、手順というか、決定するまでの流れがサッパリ分かりません。

入札、プレゼンって言葉がちらほら頭にあるのですが、私はまず何をしたら良いのでしょうか？準備するものとか…。

おそらく契約金の安いところになると思うのですが、とりあえず自分で探して、と言われています。

名前は知らないけど、数社施設に営業に来られているので、そこに電話してみようと思うのですが。何て言えば良いのでしょうか？見積もりを…って話になるのでしょうか。。

現在の業者さん含めての見直し？みたいで、施設としては今より良いところがあれば変える、なかったら変えないって考えのようです。
今の業者さんにも再度見積もりを出してもらうのですか？
それとも今の業者さんは何もせず、とりあえず他社だけですか？

契約期限は秋です。2ヶ月前に通知ってのは知っています。
通知するまでは他を検討しているって事は現場には伝わらない方が良いですか？
ばれちゃうものですか？

もし新しい業者さんになった場合は、引き続き期間として今の業者さんと新しい業者さんと一緒に働く事があるのですか？


ちゃんと出来るかな…私。。
いついつまでにこれをやらなければいけないっていう流れが知りたいです。

プレゼンまでに相手とどんなやりとりをしなければいけないのか？
そもそもプレゼンとは何か？誰が何をする場なのか？プレゼンはある程度絞られた業者さんが行うもの？ほぼ決定…みたいな。それとも全社やるのか？
入札って？

ハテナ？がいっぱいでトンチンカンな質問かもしれませんが、周りに聞く人がいないため困っています。。

教え下さい。よろしくお願いします。