食事変更や部屋移動の時間帯について

皆さんにいつも知恵を貸してもらってる特養6年目の栄養士です
ちょっと愚痴も入っています　よければ読んでやってください

皆さんの所では食事変更の時間のシメはありますか？
またそれはきちんと守られていますか？

当施設では早朝勤務の栄養士はおらず日勤勤務のみで勤務しています　その為朝の食事変更は前日の16時半までと決められているのですが 一ヶ月の間に何回かそれを破って急で申し訳ないんだけど〜などと前置きし、退勤時刻ギリギリに変更届をおろしてきます
一応その都度時間は過ぎてますので明日昼以降になりますとお伝えして理解はしてもらっていますが土曜日など次の日自分が休みで栄養士不在の日は調理員さんに変更のメモ　食札　名札の作り替え形態によって色分けをしている　ご飯や粥など細かい変更が記載してあるボードの変更などサービス残業で変更して帰らないといけません　だいたい15分くらいはかかります
(会社では30分以上じゃないと残業もつけれません)

どの様に管理したら食事変更のシメ時間を守ってもらえますかね…
月例会議でシメの時間のお伝え
プリントを配布し、みんなに配ってもらっています
先月も何例かあった為お伝えしました

急な変更なら仕方ないのですがだいたいが夕食配膳車に入っているのを見つけて厨房に食事の変更連絡忘れてたわ…てのがほとんどなので本当どうにかしたいです