栄養ケアマネジメント　書類の保管方法、保管場所について

いつもいろいろと質問させていただきありがとうございます。

特養の施設側の管理栄養士として勤務しております。
オープンして数か月で、少しずつ栄養ケアマネジメント加算を開始しております。
1年目の施設ですので、今年中に実地指導が入るそうなので、書類関係をそろえたり整理しおります。

以前勤めていた施設では、栄養ケアマネジメント用のファイルが利用者様ごとにあり、作成した書類は全部そこに挟み込み、カギ付きの棚で管理しておりました。
同じように管理しようと思い、ファイルの購入をお願いしたところ
「事務所にある相談員の使用している（入所前の情報や契約書、保険証などが一緒に保管されている）ファイルに一緒に入れておいたらだめなのか？」と上司に言われてしまいました。

以前勤めていた特養で実地指導の際、指定された利用者様のファイルを見せるように言われていたため、上記のような管理方法で指摘を受けないか心配です。
仕方がないので、現在はクリアファイルに利用者様ごとに分け、保管しています。


みなさんは栄養ケアマネジメント関連の書類はどのように、またどこに保管して管理していますか？