給食予定日報と実施日報について

お恥ずかしながら質問をお願いいたします
給食予定日報と実施日報の書類の保存についての質問です

予定日報をもとに給食を作り、それから実際の材料などの
変更事項を打ち込み直し実施日報とし、さらに書類を印刷する

と、いうことであっていますでしょうか

先輩栄養士からとくに引き継ぎもなく栄養士業務を試行錯誤で
行ってきましたが、今年度、監査が入るとのことで必要書類などに
ついても指定があったのですが、今までの書類をみると
実施日報の書類が見当たらずとまどっています

予定と実施は別々に保存していくと書類量も多くなるのですが
別々にやはり必要なのですか？

初歩的な質問ですが、お力を貸してください