献立発注について

今度新設される施設に管理栄養士として働くことになりました。
委託業者が入って発注、調理はしてもらうのですが、献立は施設側で作成します。委託業者の方に発注してもらうにあたって、書面で実施献立を渡すだけでいいのか、発注書まで出して渡せばよいのか、みなさんがどのようにやっているのかお聞きしたいです。