献立表とおりにいかなかった場合

認定こども園で働き始めました。
今日、スープを作っていて、野菜の量が多かったからか、牛乳を5本入れるところが、3本でこれ以上入れても配膳できないだろうという量になったので、3本でストップしました。こういった場合、実施後の記録に3本の量を記載しておけば良いのでしょうか？実際、牛乳だとカルシウムなど一人あたりの栄養価がかなりちがってくるので、栄養量などの月報は、実際の使用量で書類作成すれば良いのでしょうか？
集団給食の経験がなく、いままで、献立表をたてるまでの作業しかおこなったことがないので、どのように書類をまとめて良いのか分からず四苦八苦しています。献立表はあくまでも献立表、大量調理になると、予定していた量とは随分違うことが多くて、大量調理の大変さを日々痛感しています。みなさんが、どのように調理後の書類作成をされているのか、教えてください。