保育所の保存書類

保育所に勤務しています。来月から納品業者が変更になる都合で発注が業者独自の発注システム(Web発注)での発注になるので発注書自体使用しなくなるのですが保存書類は納品書のみで大丈夫なのでしょうか？
紙以外で帳票管理をした事がないのでデータでの発注をされている方がいらっしゃいましたら教えてください。