発注について

新しい施設で未経験で栄養士として働いてます。施設が、新しく出来たので、食数が1日20人ほど、予定食数より変わることがよくあります。新しく出来たばかりなので、食数の変動に規則性はまだ、ありません。インカートクックシステムなので、野菜はじゃがいも玉ねぎ以外全て冷凍野菜を使ってます。そのため、業者が二週間前にはある程度発注量を知りたいそうで、結局予定食数より実際の食数が変わってしまいます。冷凍庫も小さく在庫を抱えることも出来ません。今、エクセルで1日ごとの発注量、使用量を打ち込んで1週間ごとに棚卸をして追加発注、キャンセルをしています。より、要領の良いやり方があれば、教えて欲しいです。