栄養ケア計画書 ご家族様からのサインの貰い方について

お世話になっております。特養で管理栄養士として働いております。
栄養ケア計画書のご家族様からのサインの貰い方について質問させてください。

当施設では、面会や施設での生活に必要なもの(補助食品や口腔ケア用品等)を持ってきて下さった際にお時間を頂いてプランの説明や最近のご様子をお話させていただき、そのうえでサインと印鑑を頂いています。
しかし、このコロナ禍で面会の機会が減ってしまい、また頻繁に来られる方も少ないことから、計画書だけが増えていくという状態です。
そこで、当施設で毎月ご家族様に送付しているお便りに計画書を同封し、サインと印鑑を頂いて返送して頂くという方法を考えています。返送用の封筒はこちらで用意します。
このような方法で行っても大丈夫なのでしょうか？
また、皆様の施設ではどのような形でサインを頂いていますか？
参考にさせて頂きたいので、是非教えて頂きたいです。
よろしくお願いいたします。