産婦人科病院の食数管理

病床数30床の産婦人科病院で働いてします。
同じく産婦人科病院に勤めている方は、食数管理をどうされているかお伺いしたいです。

翌日の予定食数一覧表を作成し厨房に昼頃だしているのですが、陣痛室や居室を行き来したり、食数管理が複雑に感じる事が多いです。注意をはらって間違いのないように作成すればいいのですが、栄養指導などがはいると慌ててしまいちょっとしたミスが出てしまいます。
急いでいても注意深く何度も確認をして作成することが基本だとは思うのですが、実際産婦人科病院で食数などをどのように管理しているか教えていただけると助かります。