栄養ケア計画書のサインについて

監査が近々ある為教えてほしいです。

特養管理栄養士です。3か月ごとにリスク変更や食形態が大幅に変更した際に作成している栄養ケア計画書ですが、ご家族の方に説明する際に皆様の施設では電話で説明していますか。

また、ご家族の方に直接説明して説明日を記入してもらうことが一番良いとは思うのですが、それが難しい場合にはどのように対応するのが正しいのですか。

監査の人に何か指摘されてしまうのではないかと不安なので教えてください。
よろしくお願いいたします。