ケアマネジメントの同意について

お疲れ様です。
系列の特養での内容になります。
昨年まで強化加算を算定していましたが、管理栄養士さんが1人退職したため、管理栄養士１人でケアマネジメントのみを算定しています。

基本的な事を聞いて申し訳ございません。
3ヶ月ごとの計画書も家族の同意を得た記録を残すよう上司に言われました。6ヶ月に一回の担当者会議でケアプランにケアマネジメントの内容を記載して、家族にサインを頂いていますが、3ヶ月ごとの同意を得ていません。

皆様の施設ではどのような流れで同意や記録をされていますか？
今回ご逝去された家族から情報開示請求があり、同意や証拠の記録が大切だと思いました。ご意見を頂けたらありがたいです。