上司への報告について

いつもお世話になっております。

社会人としてまだ未熟な所があるため質問させていただきす。
上司への報告の仕方についてです。

先日、委託会社の現場責任者より
少しお時間良いですか？
と言われてカンファの15分前で、あまり時間ないですがそれでも良ければ
と受けました。
議案という形で紙を渡されて、主に厨房内の修理してほしい箇所と、禁食対応の件と、レクの食止の件などでしたが全て詰められず(具体的にどのくらい禁食対応が可なのか等…)後日責任者が出勤した時に改めて確認する予定です。

こういった場合みなさんなら
どう言った手順、形で上司に報告、相談しますか？？