厨房職員との伝達について

特養の管理栄養士をしているのですが、調理は委託会社に入ってもらっています。
イベントなどで、厨房に依頼をすることが多くあるのですが、委託給食のチーフ（リーダー）に伝達をしても、他の厨房職員（パートの方など）に伝達が全くできていないことがよくあります。
ノートを用意して、重要連絡事項は文面に残せるようにして共有していますが、イベント食の準備物、施設側で用意して提供をお願いしたものの提供ミスなど、頻発しています。
口頭+文面でチーフには連絡していますが、職員全員に伝達ができません。
厨房職員はシフト制で毎日入れ替わりがある為、施設側と委託側での情報共有は業務上必須です。
皆さんはどのように委託給食職員と情報共有をしているのか教えていただきたいです。