栄養ケア計画書について

お疲れ様です。
新規オープンの特養で働いている管理栄養士です。
以前は病院勤めのため介護報酬や栄養管理方法についてアドバイスをお願いいたします。

栄養ケア計画書の作成について質問があります。
ケア計画に提供栄養量や形態を記載した際、主食の増減で栄養量が変更となった・形態を変更した際には栄養ケア計画書を再作成しているかと思いますが、家族様へ説明する書類の郵送や配布が多く運用方法があっているのか気になり質問させていただきます。皆様は提供栄養量・形態が変更となった際には上記のような運用でされていますでしょうか？
そもそも提供栄養量や形態は記載されていますか？（必須項目と記載しているとサイトもありますが、書籍で確認しましたがそこまで記載はありませんでした）