新規の保育園です。発注書・納品書がありません。どうすればいいでしょうか

令和５年１２月に開園した、新規保育園です。令和７年の２月に監査を控えています。私自身、保育園に２月からパートで管理栄養士として働いています。令和６年１２月現在、監査に必要な書類の準備にとりかかっているところです。しかし、保育園になる前まで認可外だった流れで発注書や納品書、加熱記録簿など書類が全くない状態です。加熱記録簿や冷蔵庫の温度管理表などは表を作成しましたが、発注書・納品書については業者とあまり契約していないのでありません。肉や野菜などの生鮮食品はメモ紙に買い出しリストとして２日分記入し園長先生が買い出しに行く状態です。レシートは園長先生が管理していると思いますが、買い出しリストを書いた紙も戻ってこないので捨てている可能性が高いです。業者はグリーンコープとコープに卵や小麦粉・油などを頼んでいます。なので、きちんとした正式な発注書や納品書がありません。監査の時に言われそうな気がしてなりません。どうすればよいでしょうか？