受払簿について(特養)

新規オープンの特養で働いています。
厨房は委託業者が入っていますが、ユニットで使用する食材は施設側が購入となっています。
(ティーパック数種類、とろみ剤、濃厚流動食など)
これらの商品は、受払簿を作成するのでしょうか？
また、発注書・納品書は事務ではなく栄養士で保管しておいた方がよいのでしょうか？
サンプルでいただいたものに関しては、受払簿にどのように記載(もしくは記載不要？)するのでしょうか？
質問ばかりですが、教えていただけると助かります。