ショートステイの方の食事せんについて

特養の、ショートステイ利用者の療養食食事せんについて質問です。
ショートステイの方は、入所毎に食事せんが必要ですが、加算を取らない場合でも、毎回利用時に、主治医に食事せんを発行してもらう必要があるのでしょうか。
自宅からこられる方なので、利用毎の発行が困難です。
終了期間を明記せず、初回利用時に一度発行してもらい、その後、療養食の内容に変化があれば、再度発行してもらう、という形式では駄目なのでしょうか。
また食事せんの用紙の形式ですが、
ショートステイの方の場合、主治医が各々で発行するので、
名前、年齢、身長、体重、病名、食事の指示内容、開始日(もしくは停止日)
が明記されていれば、書類の形式はバラバラでも構わないのでしょうか。
もしくは当施設の形式の書類を配布し、そこに記入してもらう必要があるのでしょうか。

どなたかご回答宜しくお願い致します。