離乳とアレルギーの子の親と栄養士のかかわり方について

はじめまして。
新しく私立保育園で働くことになりました。小梅と申します。
前の栄養士さんは9年もいたベテランさんで、引き継ぎ後、うまくできるか日々不安を感じています。
特に、お聞きしたいのが、離乳食が進むときや、アレルギー食について、そこの園の栄養士さんはお母さんとその都度、よくお話しをしていたらしいのですが、私はまだ、子供の名前も親の顔も覚えていない状態で、お母さんと、どんなタイミングで会えるかもよくわかりません。ただ、10月から栄養士がかわるということで親御さん達も心配されると思うのですが、給食室の業務にも改善点が色々あるようで、事務もなかなかとれる暇がないのが、現状です。給食室内の業務と栄養指導のような給食室の外で行う業務、事務をどうやりくりしていったらいいか、悩んでおります。分かりにくいと思いますが、みなさんの園では、栄養士が園の母親と日常で話す機会や、どのように把握していらっしゃるか教えていただきたく質問しました。また、日々の業務について、効率よく進めるためには、やはりタイムスケジュールのようなものを使っておりますでしょうか。何かいいアドバイスございましたらよろしくお願いいたします。