同じ内容の連絡が何度もくることについて

同じ内容の連絡が何回もくることがあります。
業務の区分けがされてないのが原因だと思いますが...

たとえば
利用者が外出するので昼食止めという件について、
介護職から連絡があったと思ったら、次に主任、次に総務、最後は相談員ていうことがあります。
ちょっと手が離せないなと思うときに、続けて連絡があると少し
イラッとしてしまいます。

基本は現場からの連絡になっています。
しかし、みなさん良かれと思って連絡してくるので苦情を言うのもなあと。
少し心が狭いのかもしれません。

逆に、全く連絡が来ないことも珍しくありません...

どうすれば改善されると思いますか？
ご意見お願いします。