経口維持加算２の期間

勤務している施設で経口維持加算算定を始め、またも分からないことに当たりました。。

経口維持加算のご家族からの同意を頂くにあたり、丁度ご家族が集まって下さる場として３ヶ月毎にあるカンファレンスで同意を頂いておりました。

しかし、カンファレンスの３ヶ月というのはだいたいですので、実際次のカンファレンスまで183日ある時もあります。

経口維持加算の算定期間は180日ですので、次のカンファレンスが183日後に開催されるとした場合、180日を越えてしまうことになり、ご家族の同意が事後承諾になってしまいます。。

最初の180日はそれでご了承…でもしょうがないのかとも思いますが、その後の6ヶ月ではカンファレンスとの日にちのずれが更に6日になるという可能性もあると思います。

皆様の施設では180日のご家族の同意はどのように頂いていますか？
頻繁にくるご家族ならその時でも良いと思いますが、あまり来ない方や、郵送してもなかなか返信のない方もいらっしゃると思います。
そういった点どうすべきか悩んでおります。

アドバイス宜しくお願い致します。