食数の変更について

食事の停止連絡が来なくて、食事が出てしまったことを、食数管理してる栄養士が悪い、と所長に言われてしまいました。
入院とか外出等で食事停止の話を聞いたら伝票が来なくても直ぐに停止してるのに、話も聞かず、連絡も伝票も来ないのに、どうやって減らせというのでしょうか。
私は直営の栄養士で、給食業務は委託しています。
食事変更の締め切り時間は契約で決まっています。
急遽入院や外出等で食事が停止になった場合、締め切り後でも、給食会社に｢要りません｣と言って減らすべきなのでしょうか。
所長が変なことを言っているとしか思えません。
皆様の施設では実際に食べた人の数と、食事の発注数(提供数)に違いは出てきませんか。
また出てきた場合、その違いを毎食チェックしてますか。