実地指導について

質問させていただきます。
現在、老健に勤務しております管理栄養士です。
来月に実地指導が入ることになりましたが、数年前の指導で個別ファイルの
作成が望ましいと指摘事項がありました。
先輩栄養士は個別ファイルに個々の情報提供書、カンファレンス記録をはさんでいます。
分担しているので私の受け持ちは情報提供書については年度内はデスク保管し、その後栄養科の書類と共にまとめて年度ごとに保管しています。カンファレンス記録についてはパソコンに打ち込み保管となっています。
皆さんの施設では個々のファイルは作っているのでしょうか？
ケア計画書は年度内はカルテ、その後は介護、看護と共にカルテに挟んだまま保管しています。