食事箋の運用方法

初めまして
わたしの勤めている整形外科のクリニックは、栄養科の隣に詰所があります。
そのためか、患者様の食事についての変更を、ナースがよく口頭で言ってきます。
具体的にはご飯をお粥に　とか、食種の変更等、形態が変わるものは食事箋を書いてくれるのですが、主食の量を減らして欲しい　とか、全体の食事量を1/2にしてほしい等は口頭です。
しかし食事箋ありきで動く私たちにとって、やはりどんな内容であろうと食事箋を書いてもらうべきなのでしょうか？

食事箋となると、身長体重から病名まで一から書かないといけないのが面倒だから口頭なんだと思います。
また、栄養士が休みの日はナースが調理員に伝え、休み明けに調理員から聞いて、再度ナースに確認しに行っているのですが、なかなかナースがつかまらなかったり、忙しそうにしていると聞きづらかったり。。

あとあと言った言わない、聞いた聞いてない等となるのが面倒ですし、もし食札が紛失したとき、何をもってその患者様の情報を取ればいいのかが曖昧になるのを防ぐためにも、変更内容は見返せる形で残したいと思っていますが、ナースの負担にもならないベストな方法を探しています。

とりあえず今は口頭で変更の連絡が来たら、栄養士の私が計画書に記録するようにしています。
ちなみに計画書の運用方法は、入院時の食事箋と同時にナースが必要事項を記入して栄養科へ、栄養士の記入欄を栄養士が記入後、原本をカルテ用に、コピーを栄養科に取る　となっています。
私は口頭での変更内容は栄養科用にしか記載していないのですが、カルテ用にも記載するべきでしょうか？
そもそも計画書は、栄養科用に控えを取っておく必要あるのでしょうか・・
できることなら退院時まで計画書は栄養士が持っており、退院後にカルテに挟めば１回で済むなぁと・・
計画書の運用方法は前任の栄養士からそう教わったので、とりあえず言うとおりにしていますが、変更内容を書くようになったのはわたしの意向で、前任の栄養士はもともとあるその患者様の最新の食事箋に、追加追加で書き込んでいっていたようです。
ちなみに食事箋は紙ベースでカルテと栄養科用の複写式ですが、これまた栄養科用にしか記載しておらず。。

そもそも、計画書って最初の１回書いて終わりじゃないのだから、カルテにすぐ挟むのがおかしいですよね？？
前任栄養士は他の施設でも直営経験があるとのことでしたが、なんだか頼りなく・・


委託栄養士歴しなない私にとって、ナースとのやりとりや病院職員としての考え方のシフトさせること等、毎日難しさを感じています。
支離滅裂な文章になってしまいましたが、どうぞ、知恵をお貸しくださいよろしくお願いいたします。