栄養ケアマネジメント 計画書管理

いつもお世話になっております。
新卒で老健の管理栄養士をしている者です。

栄養マネジメントの計画書について、皆様はどのように管理されていますか？
わたし共の施設では、栄養課の事務所と老健のカルテにそれぞれ同じものをはさんでいます(計画書、スクリーニング、アセスメント、モニタリング)。
計画書は3ヶ月ごと、モニタリングはリスクごとに更新し、その都度カルテにはさめています。退所の記載はモニタリングに入力し、栄養課のカルテのみにはさんでいます。
今回計画書作成が2週目になり、計画書の計画継続の方については栄養課のカルテのみにはさんでいました。
やはり老健にあるカルテにもはさんでおくべきなのか、と疑問に思い質問させていただきました。
行政に聞いたところ、「管理しやすいやり方でよい」と言われたのですが、参考にみなさまの管理の仕方を教えていただきたいです。
また、監査がきたときに管理の仕方について指摘を受けたということがあればお聞きしたいです。
よろしくお願い致します。