栄養指導での配布資料・データ管理方法

栄養指導の際には資料や献立を毎回必ず配布されていますか？
クリニック勤務を始めて半年です。管理栄養士不在の期間が長く前任者からの引継ぎがなく、当院でこれまでどのようにしていたのか不明です。
指導媒体や献立は多少資料として残っていますが古い為、まずは指導媒体を新たに作成しました。
今は栄養指導専用の部屋がないのでパソコンを使用しながらの指導は難しいですが、近いうちに専用の部屋を準備してもらえることになり、パワーポイントなどの活用も検討しています。

１．配布資料について
算定条件として
・具体的な献立によって指導を行った場合
・患者ごとにその生活条件、し好を勘案した食事計画等を必要に応じて交付
・初回の食事指導や食事計画を変更する場合においては、患者の食事指導に係る理解のために食事計画を必ず交付する必要がある
と記載がありますが、「食事計画」とは食事療法についての資料でもよいのでしょうか。
初回以降は個人の状況に合わせて献立やレシピ、又は資料を必要に応じて配布しようと考えています。
以前は「食品構成に基づく食事計画案または少なくとも数日間の具体的な献立を示した栄養食事箋交付」という文言があったように記憶していますが変更になったのでしょうか？

２．配布献立
疾病別、エネルギー別で何日分、何パターン程度準備されていますか？
現状として初回は診察の際に栄養指導の指示があり、即日実施しています。そのため初回は聞き取りと概要をお話するのみ献立配布までは至っていません。私の力不足でなかなか継続指導につながらないのが悩みですが…
３．個人データ管理
患者様の個人データはどのように管理されていますか？
給食は委託なので栄養管理ソフトは有りません。
今はエクセルで個別にファイルを作成して個人データと報告書を管理しており、報告書のみ印刷して保管しています。

長くなりましたが、よろしければアドバイスをお願い致します。

【追記です】
報告書は「栄養指導依頼書及び報告書」として1枚で作成し、医師の確認印をもらったものを電子カルテにも取り込んで保存しています。
栄養管理計画書などは電子カルテ内での保存のみですが、印刷して保存すべきなのでしょうか？電子カルテ導入後に厚生局の監査はまだ実施されておらず、不明です。
話がそれますが、よろしくお願い致します。