家族の意向について

お世話になります。初歩的な質問なのですが
特養にて勤務しています。栄養ケア計画書にて家族の意向を聞く所があるのですが、
現在計画書を郵送した際に、書面にて回答をお願いしている状況ですが、計画書を郵送する前に
家族や後見人様に電話連絡して意向を聞いてから、計画書に記入して郵送が正しいやり方なのではないかと思い始め、悩んでしまいました。
宜しくお願い致します。