食事形態の変更について

皆様いつもお世話になっております。
最近モヤモヤしてることをお話しさせていただきます。
私の施設は食事形態の変更は介護員や看護師が食伝を記入していますが、栄養士まで変更の連絡が来ることがあまりなく、昼に食事介助しに行ったときに食事形態が変更されていることに気がついて確認したら、◯日に変更しました〜で終わります。
給食会議にて栄養士まで連絡をお願いしてほしいと言いましたが相変わらずです…。
最近糖尿病食で主食が全粥の方がいましたが、いつのまにか常食に変わっていました。食伝も出されていなく、現場に確認してもなんで変更したのか曖昧でした（本人希望でもなく変更してあげたらいいんじゃないかなという感じでした。）
もう少しで担当者会議があり、変更理由をどう説明したらケアマネに納得していただけるか不安です。
言語聴覚士はその利用者さんのリハビリは行っていませんが確認すべきですかね…。
文章が変でしたら申し訳ございません。
皆様はこのような場合どう対処していますか…？？よろしくお願いします。