委託会社変更の際の帳票保管について

特養で働く管理栄養士です。厨房業務は全面委託しており、4月から新しい委託会社にかわります。3月末まで契約の委託会社が撤退にともない献立、検食簿、衛生書類など全ての帳票を会社の事務所に持ち帰っていたことが分かりました。監査で必要なものなので施設に保管したいと話をしたところ、会社として必要なものなので、渡せないと言われました。施設長からも委託会社に話をしてもらったのですが、渡せないとのことです。今年監査がある予定なので、とても困っています。撤退する委託会社が帳票類全て持ち帰ってしまうことは普通なのでしょうか？今まで解約撤退を経験したことが無かったので戸惑っています。同じような経験をされた方いらっしゃいますか？どのような対応をされましたか？