保護者に提出いただく自署書類について

下記のようなご家庭へ、自署と捺印をした書類を提出いただく依頼を園からする場合に、どのようにお伝えしたらよいかご意見やアドバイスを戴きたく思います。


◎卵アレルギーの解除
ご家庭ではもう卵を食べていて何も問題はないと保護者からお話があったので、解除申請の書類を提出してもらうため病院の受診を依頼。
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半年以上経っても病院を受診される様子がない。
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卵の解除を依頼する旨を書いた自署と捺印がある一筆書きを出していただいたなら、もう解除をしてもよいと上司は判断。


◎非加熱の牛乳のみ除去を希望される
ご家庭より、アレルギーではないが非加熱の牛乳は飲むとお腹をこわすので除去して欲しいと申し出があり。
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原因がアレルギーなのか、また他にある(乳糖不耐症など)可能性もあるため、まずは病院の受診をご家庭には依頼。
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病院の受診をされる様子がなし。
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非加熱の牛乳以外は、給食で提供することを許可します。それによるトラブルに異議申し立てはしませんという旨の自署と捺印がある一筆書きを出してもらったら、それでよいと上司は判断。


後者の場合、このような内容を記した〜　と保護者に説明する場合、そのままストレートにお伝えしても問題はないと思われますか？

伝え方によっては威圧感が出てしまう可能性もあり、どのようにお伝えしたらよいか伝え方を悩んでいます。