食事伝票 社会福祉について

障害者施設で栄養士をしています。栄養士としての経験が浅く、、
食事伝票について教え下さい。

私の働いている施設の食事伝票は
食事の形態変更、常食、一口、粗刻み、極刻みや、おかゆ、軟飯、おかゆなど
また新規利用の際、アレルギーのありなしの記載や、入所者が外出や外泊などで食事の停止、または逆に食事の開始などや、生活介護(昼のみ利用)の際に利用中止となった方のお食事を止めるさいに、厨房へ食事伝票を提出しています。

この食事伝票は以前は一人の人に対して一枚の提出をしていましたが、(前にいた栄養士さんが必ず一枚一枚書いて下さいと言っていたようで)
ですが、
生活介護など例えば2名お休みになった場合は
1枚に2人の名前を記載して提出することはいけないことなのでしょうか？
また入所の方が数人で外出(例えば施設で外出させる場合)に食事を停止する際など、1枚の食事伝票に複数の名前を記入してはいけない決まりなどあるのでしょうか？
複数が同じ日にお食事を停止する際、一人1枚ずつ出していたら、紙の無駄や大量に用紙が溜まってしまうだけな気がしています。

食事伝票に決まりってあるのですか？
監査にも必要な書類ですか？
また、食事伝票も5年保管が必要ですか？
一人につき必ず1枚で提出しないといけないものなのでしょうか？、、

疑問です。
わからず困っています。
どなたか、回答いただけましたら幸いです。
よろしくお願い致します。