【初心者】日計表について

いつもお世話になっています。
管理栄養士としての経験はそれなりにありますが、ずっと委託業者が入っていたり、パートだったりで、日計表作成をしたことがなく困っております。

現在老健勤務。
入職して半年未満です。
献立は病院と共通で、厨房も病院内にあります。
急に内線で「１月から老健の分はそっちで日計出して」と指示されました。
委託会社に献立提供してもらい、完全調理品を納品していますので、病院の管理栄養士部長(以下、部長)に金額を聞くと
朝100昼200夕300
でした。(フェイクです)
これに、老健の提供人数(例えば朝○人、昼△人、夕□人)を掛けたらいいのはわかります。

しかし、委託から発注せず、ヤクルト、牛乳、米、食品(バナナやジュース)を地元業者より納品してもらっています。
ヤクルトも牛乳も、曜日でわけており昼提供です。
しかし米は？
３食食べるけど納品は月に2-3回で１回20000円ほどです。

この場合どうやってエクセルで表を作ったらいいのかさっぱりわかりません。
今日一日中朝からエクセルで入力したり手書きで下書きしたりしましたが、上手くまとめられません。

お力貸していただきたいです。
部長がかなり高齢、わんまんで、やり方を聞いても「あんたのやりやすいように、こっちがみてわかるように作ったらいい」しか言ってくれませんでした。

とりあえず
横軸と縦軸に
　　　　ヤクルト　牛乳　米
１
2
3
4
日付
入れて納品分を入力しましたがここからいったいどうすればいいのか？

日計はもちろん朝昼夕一食分ずつ出しますよね？