栄養補助食品の個人負担について

介護老人保険施設に勤めるものです。

栄養補助食品を個人負担にしたいと施設から依頼を受け、これから個人負担に変えることになりました。

そこで、どのようなシステムを作ればいいのか悩んでいます。
今現在考えているやり方は、月末になったら捕食した栄養補助食品の個数と金額を計算し、総務からご家族に請求してもらうというやり方です・・・
お金が絡むことなので間違いがないようにしなければ と焦るばかりでして。

みなさんの施設ではどのようなシステムで個人負担していますか？？
お忙しいところ申し訳ありませんが、皆さんの施設のやり方を教えてください。